В трудовата книжка се вписват данни за обстоятелствата по трудовото правоотношение между работодател и служител.

При постъпване на работа работникът или служителят е длъжен да представи на работодателя трудовата си книжка с изключение на случаите, когато постъпва за първи път на работа.

Всеки работодател е длъжен да направи вписванията, които касаят заемана длъжност и организационно звено, в което работи служителя; шифровият номер на професията; уговореното трудово възнаграждение; дата на постъпване на работа; настъпилите изменения в трудовото правоотношение; дата и основание за прекратяване на трудовото правоотношение; продължителност на времето, което се признава за трудов стаж, както и на времето, което не се признава за трудов стаж; изплатени обезщетения при прекратяване на трудовото правоотношение; и запорни съобщения, предвидени в чл. 512, ал. 4 от ГПК (чл. 349 от КТ.)

Работодателят е длъжен след като направи съответните вписвания в трудовата книжка да я предаде незабавно на работника или служителя срещу подпис.

В Кодекса на труда е регламентирано, че задължението да съхраняване на трудовата книжка е на работника или служителя(чл. 348 ал.3 от КТ).